Privacyverklaring

Je geeft ons gegevens als je boekt, een offerte aanvraagt, een vraag stelt, solliciteert of je aanmeldt voor de nieuwsbrief. Hieronder lees je per situatie welke gegevens dat zijn, waarvoor we ze gebruiken, waarom we dat mogen, hoe lang we ze bewaren en met wie we ze delen.

Deze verklaring geldt voor alles wat je op deze website boekt: Outdoor & Events, Wintersport en Fitness & Clubs, de twee restaurants, en klimmen en abseilen. Daarachter zitten twee besloten vennootschappen, Outdoor Valley B.V. en Outdoor Alpine B.V., allebei onderdeel van S-TEL Holding B.V.. Welke van de twee jouw gegevens verwerkt hangt af van wat je boekt; bij de algemene voorwaarden zie je welke. Ze gaan er allebei op dezelfde manier mee om en houden zich allebei aan deze verklaring.

Wie we zijn

Outdoor Valley BV is verantwoordelijk voor het verwerken van je gegevens. Je bereikt ons zo:

• ✓Outdoor Valley BV, Hoeksekade 141, 2661 JL Bergschenhoek
• ✓De skibaan zit aan de Rottebandreef 10, 2661 JK Bergschenhoek
• ✓Telefoon 010 522 13 80
• ✓E-mail info@outdoorvalley.nl
• ✓KvK 27297326, btw-nummer NL817607389B01

Een boeking of een offerteaanvraag

Boek je online een activiteit, het Avonturenpark, een outdoorkamp of een verhuurproduct, dan doorloop je het boekproces van Recras. Dat draait in onze eigen pagina, maar de gegevens die je invult komen binnen bij Recras, dat ze voor ons verwerkt en bewaart.

Reserveer je een training, een cursus of een club bij Fitness & Clubs of Wintersport, dan gaat dat via het reserveringssysteem GetGrib. Schrijf je in voor een run of een ander evenement, dan gaat dat via Atleta: je schrijft je daar in, en wij kunnen de deelnemersgegevens inzien en aanpassen.

Vraag je een offerte aan, dan vragen we je naam, e-mailadres, het aantal personen, je voorkeursdatum en dagdeel, en wat je zelf in het tekstvak kwijt wilt. Je telefoonnummer vragen we ook, maar dat hoef je niet in te vullen; doe je het wel, dan kunnen we je ook bellen. Bij een boeking komen daar de gegevens bij die voor de uitvoering nodig zijn, zoals een factuuradres.

Waarvoor: je aanvraag beantwoorden, een voorstel maken, de reservering vastleggen, contact met je houden en de dag zelf uitvoeren.

Waarom we dat mogen: om de overeenkomst met je uit te voeren. Heb je alleen nog een vraag of een offerte liggen, dan gaat het om de stappen die aan zo’n overeenkomst voorafgaan, op jouw verzoek.

Hoe lang we het bewaren: zolang je boeking loopt en daarna nog zo lang als nodig is om hem af te handelen. Een offerte waar geen boeking uit komt bewaren we tot twee jaar, zodat we een terugkomende aanvraag kunnen herkennen. Wat in de financiële administratie terechtkomt, zoals een factuur, bewaren we zeven jaar, omdat de belastingwet dat voorschrijft.

Met wie we het delen: met het boek- of reserveringssysteem waarin je reservering staat. Verder alleen als dat voor jouw programma nodig is, en dan alleen wat die partij echt nodig heeft.

Een vraag via een formulier of per mail

Stel je een vraag via het contactformulier, dan vragen we je naam, je e-mailadres en je vraag, en als je wilt je telefoonnummer. Bij een aanvraagformulier voor een groep vragen we daarnaast het aantal personen en de datum waar je aan denkt; ook daar is je telefoonnummer niet verplicht. We vragen ook hoe je bij ons terechtkwam, zodat we weten welke kanalen werken. Dat antwoord gaat zonder je naam of contactgegevens mee in onze bezoekersstatistiek, als je daar toestemming voor gaf.

Waarvoor: je vraag beantwoorden en, als daar een reservering uit komt, die verder afhandelen.

Waarom we dat mogen: we hebben er een gerechtvaardigd belang bij om te kunnen reageren op wie contact met ons opneemt. Gaat je vraag over een boeking, dan zijn het de stappen die aan de overeenkomst voorafgaan.

Hoe lang we het bewaren: tot twaalf maanden na je laatste bericht. Loopt er iets uit voort, bijvoorbeeld een boeking, dan gelden daarvoor de termijnen hierboven.

Met wie we het delen: formulieren van deze site komen per mail bij ons binnen, op reserveringen@outdoorvalley.nl of info@outdoorvalley.nl. Dat versturen doet Resend voor ons.

Een vraag aan Bibi, onze chatassistent

Stel je een vraag aan Bibi, de chat op deze site, dan gaat je vraag, samen met de stukken tekst van onze site die erbij passen, naar Anthropic, de maker van het AI-model Claude. Dat maakt er een antwoord van. Je praat dus met een AI-assistent en niet met een medewerker; dat staat ook boven in het chatvenster. Anthropic gebruikt vragen die via zijn API binnenkomen niet om zijn modellen te trainen en bewaart ze beperkt, volgens zijn eigen voorwaarden. Anthropic is gevestigd in de Verenigde Staten.

Wat we zelf bewaren: je vraag, het antwoord van Bibi, de pagina waar je was, welke pagina’s Bibi gebruikte, of het antwoord op de site te vinden was, en je duimpje omhoog of omlaag als je dat geeft. Vragen uit hetzelfde gesprek houden we bij elkaar met een willekeurig nummer dat je browser maakt en dat verdwijnt als je het tabblad sluit. We bewaren geen naam, geen ip-adres en geen cookie, en halen e-mailadressen, telefoonnummers, postcodes en rekeningnummers uit de tekst voordat we hem opslaan. Dit staat bij Cloudflare, die onze site ook levert.

Waarvoor: je vraag beantwoorden, en ontdekken wat bezoekers zoeken en niet vinden, zodat we de site en ons aanbod kunnen verbeteren. Waarom we dat mogen: we hebben er een gerechtvaardigd belang bij om bezoekers goed de weg te wijzen en onze site te verbeteren. Hoe lang we het bewaren: zes maanden, daarna verdwijnt het vanzelf.

Om misbruik te voorkomen controleert Cloudflare Turnstile dat je een mens bent, net als bij de formulieren, en houden we je ip-adres een minuut in het geheugen bij om te tellen hoeveel vragen er binnenkomen. Dat ip-adres slaan we nergens op en geven we niet door.

Wie de vragen ziet: alleen de collega’s die de website beheren. Om te zien wat er vaak gevraagd wordt en wat er op de site ontbreekt, laten zij de bewaarde vragen van een periode samenvatten door Claude, het AI-model van Anthropic; dat gebeurt ook elke week automatisch. Daarvoor gaan de vragen nog een keer naar Anthropic, zonder het nummer van het gesprek. Een samenvatting waarin vragen staan bewaren we net zo lang als de vragen zelf. Langer bewaren we alleen een overzicht van onderwerpen en aantallen, zonder je vraag en zonder iets wat naar jou te herleiden is, om te zien of de site beter wordt.

Wil je teruggebeld worden, dan kun je in het chatvenster je naam, telefoonnummer en als je wilt je e-mailadres achterlaten, met je bericht en desgewenst je gesprek met Bibi. Dat komt als mail bij ons binnen, net als een formulier, verstuurd door Resend, en we gebruiken het alleen om je terug te bellen. Daarvoor gelden dezelfde termijnen als bij een vraag via een formulier.

Je rechten gelden ook hier, met één kanttekening. Omdat we niet weten van wie een vraag is, kunnen we die alleen terugvinden als je ons vertelt wat je ongeveer vroeg en wanneer. Wil je dat we een vraag weghalen, of maak je bezwaar tegen het bewaren, mail dan info@outdoorvalley.nl; dan zoeken we hem op en halen we hem weg.

Zet geen persoonlijke gegevens in je vragen aan Bibi. Voor een aanvraag of een persoonlijke vraag gebruik je het formulier op de site, laat je je nummer achter of bel je ons.

Solliciteren

Reageer je op een vacature of een opleiding, dan vragen we je naam, e-mailadres, adres, postcode, geboortedatum en telefoonnummer, je motivatie, wat je verder kwijt wilt, en waar je op reageert. Stuur je ons een cv of een open sollicitatie per mail, dan hebben we wat jij daarin zet.

Waarvoor: je sollicitatie behandelen en contact met je houden.

Waarom we dat mogen: je solliciteert op eigen initiatief en wij gebruiken je gegevens om daarop in te gaan. Willen we ze langer bewaren voor een volgende vacature, dan vragen we je daar eerst toestemming voor.

Hoe lang we het bewaren: tot vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Wil je dat we je gegevens langer houden voor een volgende vacature, dan vragen we je daar apart toestemming voor en bewaren we ze een jaar.

Met wie we het delen: met niemand buiten Outdoor Valley. Binnen ons bedrijf zien alleen de collega’s die over de functie gaan je sollicitatie.

De nieuwsbrief

Meld je je aan voor de nieuwsbrief, dan gebruiken we je e-mailadres, je naam als je die invult, en het adres van de pagina waar je je aanmeldde. Je krijgt ongeveer één mail per maand.

Waarom de pagina: daaraan zien we of je nieuws voor particulieren, voor bedrijven of van Fitness & Clubs wilt, en welke pagina’s aanmeldingen opleveren. Je krijgt dan de nieuwsbrief die bij die pagina past.

Waarvoor: je op de hoogte houden van wat er te doen is, nieuwe cursussen en acties.

Waarom we dat mogen: je hebt er zelf toestemming voor gegeven, door je aan te melden of het vinkje aan te zetten. Je kunt die toestemming altijd intrekken: onderaan elke nieuwsbrief staat een afmeldlink, en één klik is genoeg.

Hoe lang we het bewaren: zolang je ingeschreven staat. Meld je je af, dan halen we je adres van de lijst, maar houden we wél bij dát je je hebt afgemeld, zolang we nieuwsbrieven versturen. Anders zouden we je bij een volgende verzending zo weer aanschrijven, en dat is precies wat je niet wilde.

Met wie we het delen: met ActiveCampaign, dat onze nieuwsbrief verstuurt en je adres daarvoor voor ons bewaart.

Allergie, dieet en gezondheid

Bij een kamp, een kinderfeestje, een arrangement met eten en bij sommige activiteiten vragen we of er een allergie, een dieet of een medicijn is, en soms of iemand kan zwemmen. Dat zijn gegevens over gezondheid, en daar gaan we extra voorzichtig mee om.

Waarvoor: zorgen dat er iets veiligs klaarstaat en dat de begeleiding weet wat ze moet weten.

Waarom we dat mogen: je geeft het zelf door en geeft daarmee uitdrukkelijk toestemming. Je bent nergens toe verplicht, maar zonder die informatie kunnen we er ook geen rekening mee houden.

Hoe lang we het bewaren: twintig jaar. Dat is lang voor zulke gegevens en er is één reden voor: bij letsel kan een claim nog jaren later komen, en de wet houdt daarvoor een uiterste grens van twintig jaar na de gebeurtenis aan. Kunnen we dan niet laten zien wat we wisten en wat we ermee hebben gedaan, dan staan we zwak, en jij ook.

Met wie we het delen: alleen met de collega’s die het voor jouw dag moeten weten, zoals de keuken en de begeleiders.

Betalen en de administratie

Bij een betaling verwerken we het bedrag, de status van de betaling en het rekeningnummer waarmee je betaalt.

Waarvoor: je betaling afhandelen en onze administratie bijhouden.

Waarom we dat mogen: de overeenkomst met jou, en de wettelijke plicht om een administratie te voeren.

Hoe lang we het bewaren: de financiële administratie bewaren we zeven jaar, omdat de belastingwet dat voorschrijft.

Met wie we het delen: met onze accountant en, als de wet ons daartoe verplicht, met de Belastingdienst. Betaal je online, dan loopt dat via de betaaldienst die aan ons boeksysteem hangt; welke dat is, vullen we hier in zodra het online betalen live staat.

Foto’s en video

Bij alle activiteiten van Outdoor Valley kunnen er foto’s en video’s worden gemaakt, waarop bezoekers herkenbaar in beeld kunnen zijn. Door een reservering te plaatsen geef je toestemming voor het publiceren daarvan door Outdoor Valley. Datzelfde staat bij onze veelgestelde vragen.

Waarvoor: onze eigen website, onze eigen socialemediakanalen en ons eigen promotiemateriaal. We geven beelden niet aan andere partijen om zelf te gebruiken. Plaatsen we een foto op ons eigen kanaal bij bijvoorbeeld Instagram of Facebook, dan staat hij daarmee wel op het platform van die partij; dat is iets anders dan een foto weggeven, en dat laatste doen we niet.

Waarom we dat mogen: de toestemming die je bij je reservering geeft. Is de bezoeker jonger dan zestien, dan geeft een ouder of verzorger die toestemming.

Hoe lang we ze bewaren: zolang we ze gebruiken. We lopen ons beeldmateriaal jaarlijks na en halen eruit wat we niet meer gebruiken. Vraag je ons een foto weg te halen, dan doen we dat, ook zonder dat je een reden hoeft te geven.

Bezwaar maken of een foto laten verwijderen: dat kan altijd, ook als je eerder toestemming gaf. Mail info@outdoorvalley.nl en zet erbij om welke foto of video het gaat, bijvoorbeeld met de link of de datum van je bezoek. Dan halen we hem weg. Een ouder of verzorger kan dat ook doen voor een kind. Je hoeft daar geen reden voor te geven.

Cookies en meten

Deze site plaatst cookies. Wat we precies plaatsen, waarvoor, hoe lang ze blijven staan en hoe je je keuze wijzigt of intrekt, staat in ons cookiebeleid.

We meten met Google Analytics 4 hoe de site gebruikt wordt, zodat we zien wat werkt en wat niet. Dat gebeurt pas als je statistieken toestaat: tot die tijd staat de meting op geweigerd en worden er geen cookies voor geplaatst. Video’s van YouTube laden pas als je marketing toestaat.

De kaart op de contactpagina is een gewone afbeelding. Die halen we bij het bouwen van de site op bij Google Maps en zetten we op onze eigen server. Je browser legt daarvoor dus geen contact met Google, en er komt geen cookie aan te pas.

Het cijfer van ons Google-profiel halen we op hetzelfde moment op, bij het bouwen. Schrijf je zelf een review bij Google, dan doe je dat bij Google en gelden hun voorwaarden, niet de onze.

We verkopen je gegevens niet.

Bewijs van je cookiekeuze

Kies je op deze site welke cookies je toestaat, dan leggen we die keuze niet alleen in je eigen browser vast, maar ook in ons eigen logboek. De wet vraagt van ons dat we kunnen aantonen dát en wát je hebt toegestaan, en dat kan alleen als we er zelf iets van bewaren. Wis je de opslag van je browser, dan is je keuze anders nergens meer terug te vinden.

We leggen daarbij zo min mogelijk vast:

• ✓een willekeurig nummer dat je browser zelf aanmaakt, het toestemmings-id, zodat een latere wijziging of intrekking bij diezelfde keuze hoort;
• ✓het tijdstip waarop je koos;
• ✓de versie van de cookielijst waar je keuze over ging;
• ✓wat je per categorie wel en niet toestond;
• ✓het pad van de pagina waarop je koos, dus zonder zoektermen of andere gegevens uit de link.

Wat we hierbij bewust niet vastleggen: je IP-adres, je browsergegevens, je naam of je e-mailadres. Om misbruik tegen te gaan telt onze server hoeveel keuzes er per netwerk binnenkomen. Het IP-adres wordt daarvoor eerst ingekort en daarna omgezet in een onherleidbare code die alleen in het werkgeheugen staat; die code wordt nooit opgeslagen en verdwijnt zodra de server herstart.

Elke nieuwe keuze is een nieuw record. We overschrijven niets, ook een intrekking niet, want juist de reeks laat zien wat er wanneer gold.

We doen dit op grond van ons gerechtvaardigd belang om je toestemming te kunnen aantonen, en van de plicht die op ons rust om die aantoonbaarheid te kunnen leveren. We bewaren dit bewijs 24 maanden: zolang je toestemming geldig is, twaalf maanden, plus een jaar daarna, zodat we een vraag of klacht over het afgelopen jaar nog kunnen beantwoorden. Daarna verwijderen we het.

Wil je weten wat er over jouw keuze is vastgelegd, dan hebben we het toestemmings-id nodig. Dat staat in je eigen browser, in de lokale opslag onder de sleutel ov-toestemming-id. Zonder dat nummer kunnen we je keuze niet terugvinden, want aan het bewijs zelf is niet te zien wie je bent.

Met wie we je gegevens delen

We verkopen je gegevens niet en we geven ze niet aan anderen om zelf te gebruiken. We delen alleen wat nodig is, met partijen die iets voor ons doen:

• ✓Recras, ons boek- en offertesysteem
• ✓GetGrib, het reserveringssysteem voor trainingen, cursussen en clubs
• ✓Atleta, het inschrijfsysteem voor de runs en evenementen
• ✓ActiveCampaign, dat onze nieuwsbrief verstuurt
• ✓Resend, dat de mail van onze formulieren verstuurt
• ✓Anthropic, waarvan het AI-model Claude de antwoorden van Bibi maakt en de vragen aan Bibi voor ons samenvat
• ✓Cloudflare Turnstile, dat op onze formulieren en bij Bibi controleert of je een mens bent
• ✓Cloudflare, waar deze website draait en waar de vragen aan Bibi worden bewaard
• ✓Google, voor het meten van het sitegebruik, en alleen als je statistieken toestaat
• ✓Onze accountant, voor de financiële administratie

Beveiliging van de formulieren en Bibi. Als je een formulier op deze site verstuurt of een vraag aan Bibi stelt, controleren we met Cloudflare Turnstile of je een mens bent en geen geautomatiseerd programma. Daarvoor laadt er een stukje van Cloudflare in de pagina en gaat er een technisch kenmerk naar Cloudflare. We geven daarbij niets door van wat je zelf hebt ingevuld, en ook je IP-adres geven we niet door. We doen dit om onze formulieren en ons postvak bruikbaar te houden: zonder die controle lopen ze vol met automatisch verstuurde berichten. Cloudflare is ook de partij die deze website host.

Versturen van de formuliermail. Wat je in een formulier invult sturen we als mail naar ons eigen postvak. Dat versturen doet Resend voor ons. Zij verwerken de inhoud van je bericht alleen om die mail af te leveren en gebruiken hem niet voor iets anders.

Deze website draait bij Cloudflare. Om een pagina te kunnen tonen en om de site te beveiligen verwerkt die partij kortdurend technische gegevens, waaronder je IP-adres.

Met partijen die voor ons gegevens verwerken maken we schriftelijke afspraken over wat ze ermee mogen doen en wat niet. Verwerkt zo’n partij gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, dan leggen we in die afspraken vast onder welke voorwaarden dat gebeurt.

Verder geven we gegevens alleen aan anderen als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst, of als het nodig is bij een vermoeden van fraude of misbruik.

Hoe we je gegevens beveiligen

De verbinding met deze site is versleuteld. Bij ons kunnen alleen de collega’s bij je gegevens die ermee werken, en we vragen dezelfde zorg van de partijen die gegevens voor ons verwerken. Merk je iets wat daar niet bij past, laat het ons dan weten via info@outdoorvalley.nl.

Je rechten

Over de gegevens die we van je hebben, heb je deze rechten:

• ✓Inzage: je mag opvragen welke gegevens we van je hebben.
• ✓Correctie: kloppen ze niet, dan passen we ze aan.
• ✓Verwijdering: je mag vragen of we ze wissen.
• ✓Beperking: je mag vragen of we ze tijdelijk niet gebruiken, bijvoorbeeld zolang we uitzoeken of ze kloppen.
• ✓Bezwaar: je mag bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens, bijvoorbeeld tegen een foto waar je op staat.
• ✓Overdraagbaarheid: je mag de gegevens die je zelf aan ons gaf in een gangbaar bestand krijgen, zodat je ze kunt meenemen.
• ✓Toestemming intrekken: gaven we iets op basis van jouw toestemming, dan mag je die altijd intrekken. Wat we daarvoor al deden, blijft geldig.

Zo’n verzoek doe je per mail aan info@outdoorvalley.nl of telefonisch via 010 522 13 80. We kunnen je vragen om jezelf te identificeren, zodat we de gegevens van iemand anders niet aan jou geven.

We reageren binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld, dan mogen we die termijn met twee maanden verlengen; we laten je dat dan binnen die eerste maand weten.

Een klacht

Ben je het niet eens met wat we met je gegevens doen, laat het ons dan eerst weten, dan zoeken we het samen uit. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder. Hoe dat gaat, staat op autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen

Deze verklaring kan veranderen, bijvoorbeeld als we met een nieuwe partij gaan werken. Bovenaan deze pagina staat wanneer we hem voor het laatst hebben bijgewerkt.

Lees ook onze algemene voorwaarden en ons cookiebeleid. Spreken ze elkaar ergens tegen, laat het ons weten via info@outdoorvalley.nl, dan halen we die tegenspraak eruit.